Dematerializzazione informatica

Affidati a noi per la tua gestione documentale

I documenti te li gestiamo noi

La dematerializzazione informatica applicata alle attività d’ufficio, è la realizzazione di qualsiasi documento esclusivamente, o prioritariamente, in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della materialità cartacea.

In Italia la maggior parte dei rapporti di business è ancora basata su una gestione cartacea. Questo, nonostante l’uso sempre più pervasivo delle tecnologie digitali dentro e fuori alle organizzazioni, l’abitudine a fruire di servizi in cloud e sistemi di comunicazione unificata. Basti pensare che solo le pagine gestite per la conservazione sostitutiva di registri Iva, libro giornale e libro unico del lavoro ammontano (Fonte: Osservatori Digital Innovation) a 5 miliardi l’anno.

Grazie allo sviluppo di Internet e dei servizi cloud di gestione documentale, però, i modelli aziendali stanno cambiando. La dematerializzazione informatica e la digitalizzazione dei documenti consente di risparmiare sui costi (materiali, risorse impegnate nelle attività manuali, necessità di spazio), ridurre i margini di errore ma, soprattutto, migliorare le procedure, a tutto vantaggio dell’ambiente e delle casse dell’azienda.

Noi abbiamo scelto FASTcloud DOC

FASTcloud DOC è la suite di servizi basati sul cloud Fastweb per gestire i flussi documentali in azienda, ottimizzando i costi e garantendo un incremento della produttività ed efficienza.

La soluzione, integrabile con i sistemi IT aziendali (ERP, CRM etc.) tramite i servizi professionali di Fastweb, si compone di tre differenti elementi: Scan 2 Cloud, Gestione Documentale e Conservazione Digitale.

L’offerta è flessibile e scalabile, ogni elemento è acquistabile anche separatamente in funzione delle specifiche esigenze, così da coprire l’intero processo di gestione documentale dall’acquisizione alla conservazione a norma.

Scan2Cloud è il servizio per gestire la raccolta fisica dei documenti e la successiva scansione:

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Raccolta fisica dei documenti presso la sede indicata dal Cliente tramite un corriere espresso che provvede anche all’eventuale restituzione degli originali, nel caso non ne sia richiesta la distruzione a norma.

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Dematerializzazione che include l’insieme di attività di preparazione alla scansione quali spinzatura e ordinamento, la vera e propria scansione, l’indicizzazione di base e la consegna al Cliente in formato elettronico.

Gestione Documentale è il servizio per accedere in modo veloce e smart alle funzionalità di un DMS “Document Management System” attraverso una semplice connessione web e senza necessità di competenze specifiche.

La soluzione garantisce flessibilità, velocità e sicurezza nella gestione dell’informazione superando le rigidità tipiche dei sistemi tradizionali documentali.

È possibile in particolare:

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Archiviare e indicizzare un qualsiasi tipo di documento digitale (fatture, contratti, corrispondenza, documenti di progetto, report, dichiarazioni, etc.), con pochi click e grazie a una user experience intuitiva ed ottimizzata.

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Ricercare documenti in modalità “google like” con una classificazione in base alla rilevanza del contenuto.

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Organizzare l’archivio digitale tramite la personalizzazione delle cartelle e la profilazione degli utenti con differenti permessi di accesso.

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